Malang, Jatim | fixsnews.co.id – Untuk meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan, Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah (Dispussipda) Kota Malang mengadakan Bimbingan Teknis (Bimtek) Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) bagi Pemerintah Kota Malang. Acara ini berlangsung di Ruang Sidang Balai Kota Malang pada Kamis, 6 Februari 2024.
Sekretaris Daerah (Sekda) Kota Malang, Erik Setyo Santoso, menekankan pentingnya arsip dalam pemerintahan. Arsip berfungsi sebagai alat bukti kinerja dan rekaman aktivitas pemerintahan, serta menjadi dasar dalam perumusan kebijakan dan akuntabilitas kinerja.
“Pengelolaan arsip yang tertib dan sistematis harus terus diperkuat. Ada empat pilar dalam kearsipan yang perlu diperhatikan: pertama, Tata Naskah Dinas (TND) yang mencakup penggunaan kop surat sesuai standar dan kode surat. Kedua, Klasifikasi Arsip (KA), ketiga, Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan keempat, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip,” jelas Erik.
Erik juga menegaskan bahwa setiap pemerintah daerah wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip. JRA mencakup unsur-unsur penting seperti jangka waktu penyimpanan arsip, jenis arsip, dan rekomendasi mengenai nasib arsip, apakah akan dimusnahkan atau disimpan secara permanen.
Kepala Dispussipda Kota Malang, Yayuk Hermiati, menambahkan bahwa penyusunan JRA merupakan kewajiban pemerintah daerah sesuai dengan Pasal 48 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
“Penyusunan JRA bertujuan untuk mewujudkan efisiensi dan efektivitas dalam manajemen kearsipan. Setiap pencipta arsip harus melaksanakan program penyusutan sebagai bagian dari siklus hidup arsip,” ungkap Yayuk.
Dengan adanya JRA, pemerintah daerah dapat melaksanakan program penyusutan arsip secara sistematis, rutin, dan terjamin, serta menjaga keselamatan arsip yang memiliki nilai guna sebagai bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa.
Yayuk juga menginformasikan bahwa pada tahun 2024, Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang berhasil meraih akreditasi ‘A’ dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Ia berharap, pada tahun 2025, Kota Malang dapat meraih predikat AA.(Dilli)
