Caption: Perusahaan perlu menyiapkan dokumen, legalitas, identitas pengguna, alur persetujuan, akses sistem, dan tata kelola sertifikat sebelum menerapkan tanda tangan digital.
JAKARTA, Fixsnews.co.id— Perusahaan yang ingin menerapkan tanda tangan digital perlu menyiapkan aspek legalitas, keamanan, teknologi, hingga alur kerja internal. Persiapan tersebut penting agar penggunaan tanda tangan digital berjalan efektif dan sesuai kebutuhan proses bisnis.
Digitalisasi dokumen tidak cukup hanya dengan membuat akun dan berlangganan layanan. Perusahaan perlu memastikan proses persetujuan, identitas pengguna, hingga pengelolaan sertifikat telah disiapkan sejak awal.
Tanpa persiapan yang matang, penerapan tanda tangan digital berpotensi menghadapi kendala. Mulai dari ketidakjelasan pihak yang harus menandatangani dokumen, kelengkapan berkas badan usaha, hingga rendahnya adopsi oleh karyawan.
Berikut enam hal yang perlu disiapkan perusahaan sebelum menerapkan tanda tangan digital.
1. Petakan Dokumen dan Alur Persetujuan
Langkah pertama adalah mendata dokumen yang rutin diterbitkan setiap bulan.
Perusahaan dapat memisahkan dokumen internal, dokumen pelanggan, serta dokumen eksternal seperti kontrak dengan vendor. Tandai pula dokumen yang membutuhkan meterai elektronik.
Pemetaan tersebut membantu perusahaan mengetahui volume kebutuhan sekaligus menentukan jenis layanan yang sesuai.
Alur persetujuan juga perlu ditentukan sejak awal. Dokumen yang hanya membutuhkan satu penandatangan dapat menggunakan metode tunggal.
Sementara itu, dokumen yang membutuhkan persetujuan dari sejumlah pihak tanpa urutan tertentu dapat menggunakan metode paralel. Untuk persetujuan berjenjang, misalnya dari staf hingga direksi, perusahaan dapat menerapkan metode hierarki.
2. Lengkapi Legalitas Perusahaan
Kesiapan legalitas menjadi bagian penting sebelum mendaftarkan akun korporat.
Menurut informasi layanan ezSign, perwakilan perusahaan yang mendaftarkan akun korporat harus merupakan pihak yang namanya tercantum dalam akta pendirian perusahaan. Proses verifikasi dilakukan oleh tim Registration Authority (RA) ezSign.
Sejumlah dokumen yang perlu disiapkan meliputi:
Akta pendirian badan usaha.
SK Kemenkumham.
NPWP dan NIB.
Email Sysadmin korporat yang masih aktif.
ezSign menyebut proses verifikasi akun korporat dilakukan maksimal 1×24 jam.
3. Siapkan Identitas Karyawan dan Model Akses
Penerapan tanda tangan elektronik di lingkungan perusahaan juga membutuhkan kesiapan identitas pengguna.
Untuk kebutuhan korporat, data yang perlu disiapkan antara lain foto KTP, nomor telepon aktif, serta email yang terdaftar pada domain perusahaan. Perusahaan juga perlu memastikan data tersebut benar sejak awal proses pendaftaran.
Selain identitas, model akses perlu disesuaikan dengan kebutuhan sistem internal.
Pilihan yang dapat dipertimbangkan meliputi portal web dan aplikasi mobile untuk kebutuhan harian, API cloud untuk otomasi proses bisnis, hingga API on-premise ketika perusahaan membutuhkan proses penandatanganan tetap berada di lingkungan server sendiri. ezSign juga menyediakan integrasi API dan layanan on-premise untuk kebutuhan korporat.
4. Atur Tata Kelola Sertifikat Elektronik
Perusahaan perlu memiliki tata kelola sertifikat elektronik sepanjang masa berlakunya.
Jadwal perpanjangan perlu dipantau agar sertifikat tidak kedaluwarsa tanpa persiapan. Perusahaan juga perlu menentukan pihak yang bertanggung jawab mengelola akun serta menyiapkan pengganti apabila administrator utama tidak dapat menjalankan tugas.
Prosedur pencabutan atau revoke sertifikat juga perlu disusun. Hal ini penting ketika seorang karyawan sudah tidak lagi memiliki kewenangan menggunakan sertifikat elektronik perusahaan.
ezSign menyediakan prosedur re-key sebelum sertifikat kedaluwarsa serta mekanisme pencabutan sertifikat melalui Registration Authority.
5. Tentukan Kebutuhan Integrasi dan Keamanan
Setelah alur kerja ditentukan, perusahaan perlu memilih sistem yang sesuai dengan arsitektur teknologi dan kebutuhan keamanan internal.
Penggunaan API dapat dipertimbangkan apabila tanda tangan digital perlu terhubung langsung dengan aplikasi atau sistem bisnis perusahaan. Sementara itu, model on-premise dapat digunakan untuk kebutuhan yang mengharuskan dokumen tetap diproses di server perusahaan.
Dari sisi keamanan, ezSign menyatakan menggunakan autentikasi OTP sebagai metode dua faktor, serta teknologi kriptografi seperti SHA-256 dan RSA-2048. ezSign juga menyatakan sistem manajemen keamanan informasinya menggunakan standar ISO 27001.
6. Siapkan Prosedur Penggunaan dan Evaluasi
Penerapan tanda tangan digital tidak berhenti setelah akun aktif.
Perusahaan perlu menetapkan siapa yang berwenang menandatangani dokumen, bagaimana urutan persetujuan dilakukan, siapa administrator sistem, serta bagaimana sertifikat dikelola ketika terjadi perubahan posisi atau status karyawan.
Evaluasi juga perlu dilakukan setelah sistem berjalan. Perusahaan dapat melihat jenis dokumen yang paling sering ditandatangani, kendala yang muncul, serta tingkat penggunaan oleh karyawan.
Dengan begitu, digitalisasi dokumen tidak hanya menggantikan tanda tangan manual, tetapi benar-benar memperbaiki efisiensi proses bisnis.
Enam Langkah Menerapkan Tanda Tangan Digital
Secara ringkas, persiapan perusahaan dapat dilakukan melalui enam langkah:
Petakan dokumen rutin dan kebutuhan meterai elektronik.
Tentukan alur persetujuan dan peran setiap pengguna.
Lengkapi dokumen legalitas perusahaan.
Siapkan identitas karyawan dan email korporat.
Pilih model akses serta integrasi yang sesuai.
Susun tata kelola sertifikat, termasuk perpanjangan dan pencabutan.
Dari sisi regulasi, tanda tangan elektronik di Indonesia memiliki landasan dalam Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) beserta perubahannya serta Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019. Untuk tanda tangan elektronik tersertifikasi, penerbitannya dilakukan melalui Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang berwenang.
ezSign merupakan PSrE non-instansi yang dioperasikan PT Solusi Identitas Global Net (SIGN) dan menyatakan telah terdaftar pada Kementerian Komunikasi dan Informatika. Layanan yang ditawarkan mencakup tanda tangan elektronik, sertifikat elektronik, e-Meterai, serta solusi untuk kebutuhan korporat.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Berapa lama proses verifikasi akun korporat ezSign?
Menurut informasi resmi ezSign, tim Registration Authority memproses verifikasi akun korporat maksimal 1×24 jam.
2. Dokumen apa yang diperlukan untuk mendaftar akun korporat?
Dokumen yang perlu disiapkan meliputi akta pendirian badan usaha, SK Kemenkumham, NPWP dan NIB, serta email Sysadmin korporat yang aktif.
3. Apa yang dilakukan jika sertifikat elektronik perlu dicabut?
ezSign menyediakan mekanisme revoke melalui Registration Authority. Pengguna mengajukan permohonan, melengkapi formulir, kemudian data diverifikasi sebelum sertifikat dicabut.(red)
