Caption: Perusahaan perlu menyiapkan kuota e-Meterai sebelum volume kontrak meningkat. Simak cara menghitung kebutuhan dan mengelola kuota dokumen.
JAKARTA, Fixsnews.co.id— Perusahaan perlu menyiapkan kuota e-Meterai sebelum volume kontrak dan dokumen administrasi meningkat, terutama menjelang penutupan kuartal atau periode dengan aktivitas pengadaan yang tinggi.
Persiapan sejak awal dinilai dapat membantu perusahaan menjaga kelancaran proses administrasi dan menghindari keterlambatan pengesahan dokumen ketika jumlah kontrak meningkat.
Kebutuhan tersebut menjadi perhatian karena tim legal dan administrasi perusahaan biasanya menghadapi peningkatan dokumen pada periode tertentu. Jika kuota e-Meterai tidak disiapkan, proses pengesahan dokumen dapat ikut tertunda.
Meterai elektronik atau e-Meterai digunakan sebagai salah satu bentuk pelunasan Bea Meterai atas dokumen elektronik yang memenuhi ketentuan. Pemerintah menetapkan tarif Bea Meterai sebesar Rp10.000 dan dikenakan satu kali untuk setiap dokumen yang menjadi objek Bea Meterai.
Petakan Dokumen Sebelum Menghitung Kuota
Perusahaan disarankan terlebih dahulu memetakan dokumen yang menjadi objek Bea Meterai sebelum menentukan jumlah kuota yang dibutuhkan.
Direktorat Jenderal Pajak menyebut sejumlah dokumen yang menjadi objek Bea Meterai, antara lain surat perjanjian, surat keterangan, surat pernyataan atau dokumen sejenis, akta notaris, akta PPAT, surat berharga, dokumen transaksi surat berharga, dokumen lelang, serta dokumen tertentu yang menyatakan penerimaan uang dengan nilai nominal lebih dari Rp5 juta. Dokumen yang digunakan sebagai alat bukti di pengadilan juga termasuk objek Bea Meterai.
Setelah pemetaan dilakukan, perusahaan dapat menggunakan data penerbitan dokumen pada periode sebelumnya untuk memperkirakan kebutuhan e-Meterai.
Jumlah kontrak, kuitansi, berita acara, dan dokumen lain yang menjadi objek Bea Meterai dapat dihitung berdasarkan periode bulanan. Perusahaan juga dapat mempertimbangkan dokumen yang perlu diterbitkan ulang karena revisi.
Antisipasi Lonjakan Dokumen
Volume dokumen perusahaan tidak selalu sama sepanjang tahun. Penutupan tahun buku, awal tahun anggaran, serta periode pelaksanaan tender dan pengadaan dapat meningkatkan jumlah dokumen yang harus diproses.
Karena itu, pengelolaan kuota perlu dilakukan secara berkala agar kebutuhan meterai elektronik dapat dipantau sebelum memasuki periode dengan volume kontrak tinggi.
Top Up Kuota e-Meterai
Menurut informasi layanan ezSign for Business, pengisian kuota akun korporat dilakukan melalui akun sysadmin.
Tahapannya meliputi masuk ke akun sysadmin, membuka menu Services, memilih Top Up, menentukan jumlah kuota, memilih metode pembayaran, kemudian menekan Create Order.
Pembayaran dilakukan maksimal 1×24 jam. Informasi ezSign menyebut metode pembayaran yang tersedia mencakup transfer bank dan QRIS.
ezSign juga menyediakan fitur tanda tangan digital dan e-Meterai dalam satu aplikasi untuk pengguna korporat.
Hindari Kesalahan Pembubuhan
Selain ketersediaan kuota, perusahaan perlu memperhatikan proses pembubuhan e-Meterai pada dokumen.
Peruri menjelaskan e-Meterai memiliki ciri khusus berupa kode unik, gambar Garuda Pancasila, tulisan “METERAI ELEKTRONIK”, serta angka dan tulisan yang menunjukkan tarif Bea Meterai.
Peruri juga menjelaskan bahwa e-Meterai dibubuhkan melalui sistem meterai elektronik. Penggunaannya dapat dilakukan melalui kanal resmi distributor maupun reseller yang bekerja sama dengan Peruri.
Karena itu, perusahaan perlu memastikan dokumen yang akan dibubuhi e-Meterai sudah final serta mengikuti ketentuan penempatan meterai dan tanda tangan yang berlaku.
Pengelolaan Kuota Jadi Bagian Administrasi Kontrak
Pengelolaan e-Meterai bukan hanya persoalan pembelian kuota, tetapi juga berkaitan dengan perencanaan dokumen perusahaan.
Pemetaan jenis dokumen, perkiraan volume kontrak, pemantauan saldo, dan penunjukan pengelola akun dapat dilakukan sebelum periode kontrak meningkat.
Dengan persiapan tersebut, proses administrasi dokumen diharapkan tetap berjalan tanpa terganggu oleh kekurangan kuota e-Meterai.(Red)
